Qui sommes-nous ?
L’équipe
Les Archives s’organisent autour de quatre services.
Gouvernance documentaire
Ce service conseille les services municipaux et métropolitains sur la gestion de l’information, qu’elle soit papier ou numérique. Il assure la collecte des documents et données produits par ces services afin de constituer le patrimoine archivistique de demain.
Il se charge de communiquer les documents aux services qui ont besoin de leurs archives et effectue des recherches pour eux au sein de l’ensemble des fonds.
Le service Gouvernance documentaire est également responsable de la gestion des fonds, hors fonds iconographiques et audiovisuels. Il assure ainsi le classement et la description des fonds du Moyen Âge à nos jours et s’assure de leurs bonnes conditions de conservation.
Pour s’adapter à l’évolution de la production documentaire, de plus en plus numérique, les Archives disposent d’une plateforme d’archivage numérique, afin d’assurer la conservation des données numériques natives et de travailler à leur pérennisation.
Ingénierie archivistique
Ce service administre l’outil métier qui répertorie le patrimoine archivistique afin d’en faciliter la communication. Il assure la gestion de la salle de lecture où sont accueillis particuliers et professionnels dans le cadre de leurs recherches. Il est aussi chargé de la bibliothèque des Archives, dont les ouvrages sont mis à disposition du public.
Il prend en charge et répond aux demandes de recherche par correspondance : actes d’état civil, autorisations d’urbanisme, recherches historiques.
Au sein de ce service, une conservatrice-restauratrice apporte son expertise et des conseils en matière de conservation. Elle restaure les supports fragiles ou dégradés — parchemins, papiers anciens, reliures — après avoir effectué un diagnostic. Elle apporte également son expertise lors d’actions de valorisation, expositions et prêts d’œuvres.
Valorisation
Ce service a pour mission la promotion du patrimoine archivistique auprès de tous les publics : scolaires, universitaires, professionnels et particuliers. Il organise à ce titre des ateliers, conférences et expositions. Le service est chargé du site internet des Archives, de la plateforme Urban-Hist, des réseaux sociaux et de la publication de la lettre mensuelle Arcanes.
Ce service assure par ailleurs la gestion de l’ensemble des fonds iconographiques et audiovisuels conservés par les Archives. Il répond aux sollicitations en lien avec les fonds dont il a la gestion et réalise des reproductions.
Une équipe administrative et logistique
Les Archives s’appuient sur une équipe administrative et logistique :
- Missions administratives : accueil physique et téléphonique, interface avec les services ressources, suivi administratif (courrier, parapheurs).
- Missions logistiques : entretien du site des Archives, suivi des demandes d’intervention, sécurité du bâtiment, aide à la conservation préventive des fonds.
Nos missions
Les Archives exercent quatre missions, définies par le code du patrimoine.
Collecter
Les Archives collectent les documents produits par les services de la Ville et de Toulouse Métropole, quelles que soient leur forme et leur support, afin d’enrichir le patrimoine archivistique déjà conservé.
Elles mènent également des opérations de collecte d’archives privées en lien avec l’histoire de la Ville et de la Métropole, auprès des particuliers, associations et entreprises.
Le saviez-vous ? Seuls 5 à 10 % des documents collectés auprès des services sont conservés définitivement. Les autres font l’objet d’éliminations réglementées : les factures, par exemple, sont éliminées au bout de dix ans.
Classer
Les documents collectés sont triés, classés, décrits et conditionnés afin d’être mis à disposition du public. La description des documents est diffusée grâce à des inventaires en ligne.
Conserver
Les Archives assurent la préservation physique des documents grâce à des conditions climatiques adaptées et un matériel de conditionnement approprié. Les documents endommagés peuvent faire l’objet d’une restauration. La numérisation, ponctuelle ou programmée, permet de faciliter leur mise à disposition en ligne via une base de données.
Communiquer
La vocation première des Archives est de mettre à disposition du public les archives qu’elles conservent, que ce soit pour permettre à chaque citoyen d’exercer et de justifier ses droits ou pour servir de documentation à la recherche historique.
Les documents sont consultables en salle de lecture, et en ligne pour les documents numérisés. Les Archives rendent également leurs fonds accessibles au grand public et aux scolaires à travers des actions de valorisation : expositions, visites, ateliers pédagogiques, publications.
Les fonds
Les Archives conservent près de 18 kilomètres linéaires de documents, du XIIIe siècle à nos jours.
Ces fonds se composent :
- de documents produits par les services municipaux et métropolitains ;
- de documents produits par des personnes privées : entreprises, associations et particuliers.
Une bibliothèque historique et administrative complète les fonds des Archives : ouvrages, brochures et périodiques.
Les documents peuvent prendre différentes formes : documents textuels, reliés ou non en registre, classés ou non en dossiers ou liasses, plans, affiches, dessins, photographies, cartes postales, objets, documents audiovisuels. Ils sont également enregistrés sur des supports variés : parchemin, papier, supports analogiques comme la cassette vidéo, et supports numériques comme le disque dur.
Parmi les documents les plus remarquables, les Annales manuscrites des capitouls constituent un ensemble exceptionnel de 12 registres retraçant année par année, de 1295 à 1787, les événements notables de la ville. Les textes sont enrichis d’enluminures et de portraits des édiles.
