ARCANES, la lettre

Les coulisses


Chaque mois, les Archives présentent dans la rubrique "les coulisses" ce que vous ignorez surement du fonctionnement des Archives. Retrouvez ici une petite compilation de tous ces articles.

LES COULISSES


Plan de classement des Archives municipales de Toulouse.

Fonds clos : la série continue


mars 2020

Fonds clos, fonds ouvert. Série close, série continue. Fonds continu, série ouverte. S'agit-il d'un nouveau jeu pour passer le temps en confinement ? Eh bien non : c'est de l'archivistique !
Selon la terminologie des Archives de France, un fonds clos est un fonds « ayant cessé de s'accroître en raison soit de la disparition de son producteur, soit d'une réorganisation interne profonde de celui-ci, soit encore d'une cessation de fait de ses fonctions, par opposition à un fonds ouvert » (Dictionnaire de terminologie archivistique, Archives de France, 2020).
Ainsi, l'histoire de Toulouse Métropole s'écrit avec une succession de fonds clos : en 1993, la création du district du Grand Toulouse annonce la clôture du fonds d'archives de la Société d'économie mixte pour la technopole ouvert en 1988. Le fonds d'archives du District est lui-même clos au 31 décembre 2000 après la création de la communauté d'agglomération du Grand Toulouse. Les clôtures de fonds d'archives (ceux des services de la communauté urbaine en 2009, ceux des syndicats intercommunaux…) s'enchaînent jusqu'à l'ouverture des fonds de Toulouse Métropole au 1er janvier 2015, dont la conservation est désormais sous la responsabilité des Archives municipales.
Ces fonds d'archives clos sont classés dans la série continue des archives de Toulouse Métropole. Fonds clos ? Série continue ?
Depuis le 19e siècle, les documents d'archives publiques sont organisés en ensembles thématiques appelés séries et représentés par des lettres allant de A à R. Par exemple, la série E est consacrée à l'état-civil, et la série H aux affaires militaires. Les séries forment le cadre de classement. A mesure que la production documentaire des administrations s'accroît, la répartition des documents dans les séries se complique. Les archivistes n'arrivent plus à réceptionner les documents et à les répartir dans les séries thématiques. Alors, à la fin des années 1970, les séries des cadres de classement sont closes au profit d'une série continue, la série W. La date choisie pour ouvrir la série continue est le 10 juillet 1940, date symbolique qui clôt une époque. Les documents produits après la chute de la IIIe République seront dès lors rangés en série continue.
Le principe est simple. A l'arrivée d'un ensemble d'archives, les Archives municipales attribuent un numéro à ce dernier. Cet identifiant correspond à l'ordre d'arrivée des documents : rien à voir avec leur contenu ou leur producteur ! Par exemple, au sein des archives métropolitaines, le versement 1W est consacré à la création du Syndicat d'économie mixte pour la technopôle de l'agglomération toulousaine (SMTAT). Le versement 2W est dédié à la création de la Société d'économie mixte technopôle de l'agglomération toulousaine (SEMLTAT) et le versement 3W à la création du District. Et ainsi de suite… l'histoire continue.

Maison Janin – Fondée en 1822 – Déménagements pour la France – Etranger – Colonies –Vaste garde-meubles – La plus importante du Midi. Années 1920. Mairie de Toulouse, Archives municipales, 9Fi7821.

Pendant ce temps...


février 2020

On valorise. Mais sans collecte, point de valorisation ! Une équipe de choc aux Archives municipales, chargée de collecte et des relations avec les services municipaux et métropolitains est à l'affût pour sauver les documents d'aujourd'hui qui feront la mémoire de nos collectivités et de nos concitoyens de demain.
L'objectif est simple : préserver les documents qui sont altérés par les années qui passent, par les variations de température et autres aléas climatiques, ou encore par la présence de bestioles indésirables qui pourraient en faire leurs quatre heures.
C'est ainsi que près de 54 mètres linéaires de documents de la direction Enfance et Loisirs stockés dans un hangar ont été récemment mis à l'abri dans les magasins normés des Archives.
Pas de temps à perdre non plus lorsqu'il y a déménagement et transfert de compétences au sein des services. Cette équipe de « drôles de dames » a encadré les transferts de documents à la suite des nouvelles dispositions de délégation de service public pour la gestion de l'eau potable et du traitement des eaux usées. Elle a ainsi récupéré près de 170 mètres linéaires d'archives.
Maintenant, nous en appelons à votre indulgence, car il va nous falloir un peu de temps pour identifier cette masse de documents et vous assurer une valorisation de qualité !

 

Cuir et parchemin, Archives municipales, ville de Toulouse, non coté.

Cuir ou parchemin ?


janvier 2020

A partir du haut Moyen Âge, la peau animale a été utilisée pour recouvrir la reliure des livres ou comme support de l'écriture.
Elle peut être travaillée de deux façons :
- soit elle est tannée. Dans ce cas, à la suite de ce travail, elle prendra le nom de cuir. Ce dernier peut ensuite être teinté ou non ;
- soit, après épilation, elle est mise en tension sur un cadre afin d'être poncée et de sécher. Dans ce dernier cas, après ce traitement, elle prendra le nom de parchemin.
Les peaux animales les plus utilisées, et donc que l'on retrouve aux Archives, sont la chèvre et le mouton. On peut rencontrer aussi, mais beaucoup plus rarement, du veau ou du porc.
De nos jours, les restaurateurs de documents d'archives et les relieurs utilisent toujours le cuir et le parchemin pour restaurer les registres ou pour réaliser une reliure.

Bâtiment des Archives municipales de Toulouse : magasin de conservation. 2016. Stéphanie Renard - Mairie de Toulouse, Archives municipales, 4Num13/5.

Un, deux, trois… Tout est là !


décembre 2019
Les fidèles lecteurs d'Arcanes le savent : aux Archives municipales de Toulouse sont conservés près de 15,5 kml linéaires d'archives. Imaginez…. Une guirlande ininterrompue de boîtes allant de L'Union à Portet-sur-Garonne...

Autant vous dire que, pour retrouver nos petits dans cette farandole, il faut que nous sachions précisément où tel ou tel dossier est rangé. Pour cela, nous utilisons un outil indispensable : le récolement. Ce tableau recense les localisations de tout ce qui est conservé aux Archives. Bien que mis à jour au fil de l'eau, il est contrôlé à chaque changement de directeur des Archives et à chaque élection municipale. Bref, vous l'aurez compris, sa vérification s'approche à grand pas ! Et, sitôt les fêtes terminées, nous nous y attellerons activement.

Si, au cours de cette opération, des lacunes sont constatées, elles sont indiquées. Parfois, nous retrouvons des dossiers qui n'ont pas été rangés à leur bonne place. L'erreur est alors corrigée.
Nous espérons vivement que, cette fois-ci, à l'issue de ce contrôle d'envergure, nous pourrons dire « tout est là ! ».

Au bout du rouleau ...


novembre 2019
 

Quel est le comble de l'archiviste ? Finir au fond d'une boîte ? Hum, possible... Être au bout du rouleau ?! Ça, certainement pas, car le rouleau, l'archiviste n'en viendra jamais à bout.

Qu'il soit en plastique ou en carton neutre, de section ronde ou de format carré, le tube est l'accessoire idéal pour protéger au mieux les plans et autres cartes aux formats récalcitrants. L'archiviste roule, enroule et déroule sans cesse les forêts anarchiques de documents pour arriver à les discipliner à son regard, sans jamais pour autant en venir à bout !

 
« Sauvons nos forêts avec la récupérations des vieux annuaires ». Place du Capitole, 2 décembre 1983. Reportage réalisé lors d'une opération de collecte et de recyclage des annuaires. En présence de Dominique Baudis, maire de Toulouse, et Philippe Dufetelle, adjoint au maire chargé de l'environnement. Daniel Molinier – Mairie de Toulouse, Archives municipales, 15Fi10862.

Tris de gros


octobre 2019
Savez-vous qu'avant de conserver, un archiviste est surtout un champion de la destruction ? 85 % des données et des dossiers produits par l'administration sont détruits au bout d'un délai compris, le plus souvent, entre 5 et 10 ans. Dans la profession, nous avons même coutume de dire qu'un bon archiviste est un archiviste qui jette. Tout-à-coup, vous n'êtes finalement plus très rassurés de savoir que LE document dont vous pourriez avoir besoin pourrait avoir été jeté par un archiviste fou…
Dans la pratique, tout ceci est extrêmement encadré. Des circulaires de tri sont élaborées, au niveau national, pour donner les grandes orientations de la sélection à faire. Puis, localement, une analyse des processus et une évaluation de la valeur juridique et historique des dossiers permettent d'adapter les règles de tri nationales au contexte de l'institution. Les demandes d'éliminations sont ensuite visées par le directeur des Archives départementales, en charge du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques. Alors seulement, les documents sont broyés puis recyclés.
Finalement, les archivistes construisent les rails de la mémoire, puis aiguillent les dossiers vers la destruction ou la conservation. Donc, vous l'aurez compris, du tri, oui, mais pas n'importe comment ! Les archivistes ne sont pas des TRIpatouilleurs de la mémoire, mais bien les conservateurs de la mémoire.
Affiche annonçant les journées européennes du patrimoine du 21 et 22 septembre 2019. Ministère de la Culture.

SO Archives


septembre 2019

La tendance actuelle est aux noms de marques, événements, entreprises, précédés du mot « so »,  traduit de l'anglais par « tellement ». Le plus connu des Toulousains étant sans conteste « SO Toulouse », ou encore pour les agents de la collectivité, les « SORH » !
C'est ainsi que nous venons d'inventer pour les besoins de notre chère lettre d'information « SO Archives » ! Cette appellation, qui n'est bien entendue pas officielle, vise à promouvoir l'intérêt que nous portons à nos archives, celles de la commune de Toulouse.
Nous vous invitons donc à découvrir notre bâtiment, nos trésors d'archives et nos métiers « SO » passionnants lors des journées européennes du patrimoine les 21 et 22 septembre prochains aux Archives municipales de Toulouse.

Référentiel général de gestion des Archives, pourquoi les archives sont-elles un atout de modernisation pour votre administration, Comité interministériel aux Archives de France (2013).

Sans archives ?


juillet 2019

Sans archives, pas de droits. En 1194, le roi de France, Philippe Auguste, est vaincu par Richard Coeur de Lion lors de la bataille de Fréteval (Loir-et-Cher). Philippe Auguste perd ses archives. Sans les titres justificatifs de son pouvoir, il ne peut plus – entre autres – prélever l'impôt. A son retour à Paris, il fait reconstituer ses archives et décide de les sédentariser pour mieux les protéger.  
Sans archives, pas de transparence. C'est ce que rappellent plusieurs institutions, comme l'UNESCO dans sa déclaration universelle sur les archives : « Les archives consignent les décisions, les actions et les mémoires. (…) Sources d'informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective ». Quant au Conseil international des archives, il déclare dans le préambule de ses statuts : « Parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ».
Sans archives, pas d'histoire. Mais de l'imagination et de la fiction ! Les archives sont la documentation pour la recherche historique. L'écriture de l'histoire nécessite d'interroger, comparer, analyser les documents. Sans eux, l'histoire reposerait sur des affabulations.  
Sans archives, pas d'avenir. « La question de l'archive n'est pas une question du passé. […] C'est une question d'avenir, la question de l'avenir même, la question d'une réponse, d'une promesse, d'une responsabilité pour demain. » (Jacques Derrida, Mal d'archive. Une impression freudienne, Paris, Galilée, 1995.).
Sans hésiter, prenons soin de nos archives et conservons-les de façon raisonnée.

 

Rentrée des classes 1978-1979. Ecole mixte du Nord, 13 boulevard d'Arcole. 20 septembre 1978. Mairie de Toulouse, Archives municipales, 15Fi1824.

La Maison municipale des familles prend son envol


juin 2019

Depuis le 3 mai, les directions de la Petite enfance, Éducation, Enfance et Loisirs, ainsi que les missions Dossier unique interactif et Observatoire enfance de la Ville de Toulouse, historiquement installées dans le bâtiment de l'ancienne caserne de Compans, ont déménagé dans le quartier de Borderouge.
Jean-Luc Moudenc, Maire de la ville, a décidé de nommer ce nouvel espace la « Maison municipale des familles ». Située aux 32-34 boulevard André Netwiller, elle est un véritable pôle municipal du XXIe siècle dédié à l'enfance et à la jeunesse.
Avec ce déménagement, c'est le projet global de modernisation et d'optimisation des services destinés aux familles qui se met en œuvre : un projet dénommé « Envol » depuis ses débuts en novembre 2016.
Ce déménagement est aussi la concrétisation, pour les Archives municipales de Toulouse, d'un important travail de sensibilisation et d'accompagnement des directions.
Le service Collecte et Relations avec les services versants a ainsi apporté son aide dans l'évaluation des documents à détruire, à conserver ou à transférer vers le nouveau site de Borderouge.

Il a coordonné les opérations de transferts de documents aux Archives municipales, et a accompagné les projets de dématérialisation.
Au total, 299 mètres linéaires de documents ont été éliminés et 100 mètres linéaires transférés aux Archives municipales pour classement. Parmi ces archives, figurent des registres de déclaration d'ouverture d'écoles privées pour la période 1902-2007.

 

Archiviste sur le pont. Cliché de S. Renard, 2019. Ville de Toulouse, Archives municipales.

Être sur le pont


mai 2019

"Semper parati !"

Telle pourrait être la devise des archivistes, toujours sur le pont, ou plutôt sur le quai de versement, à guetter l'arrivage de nouveaux documents. Nés dans l'océan de l'administration communale, rares sont les dossiers qui réussissent à se frayer un chemin à travers les mailles des pêcheurs de données pour finir en boîtes dans la grande conserverie de l'histoire locale. Les meilleurs filets auront, de plus, l'illustre honneur d'être mis en ligne sur le site des Archives municipales de Toulouse, foi d'archiviste !

Livre I des Annales (1295-1532), chronique 133. Les portraits des capitouls des années 1438-1439 et l'entrée du dauphin Louis à Toulouse le 25 juin 1438. Ville de Toulouse, Archives municipales, BB273 feuillet 8 verso.

Se partager le ciel


avril 2019

Parmi les ciels possibles, nous avons choisi d'évoquer ici celui qui couvre les dais de procession de la ville.
Le dais ou pallium (ce qui donne poile-poêle..., bref toutes les graphies possibles dans les archives) est un élément indissociable des entrées royales dans les villes.
Plusieurs enluminures des Annales manuscrites des capitouls montrent ainsi ce dais dont les huit bâtons sont tenus par les capitouls, sous lequel parade le Roi ou le Dauphin. L'illustration ci-contre montre ce dernier, futur Louis XI, faisant son entrée en Toulouse sous un dais au ciel à rayures, le 25 juin 1438.
Notons que les capitouls refuseront les honneurs du dais à sa mère, la reine Marie d'Anjou, lorsqu'elle fit son entrée dans la ville en mars 1442. Mais, maligne, elle monta en croupe sur le cheval de son fils et bénéficia ainsi de l'agrément du dais, au nez et à la barbe des capitouls.

Si la Reine avait su qu'en 1606 on aller proposer le dais au connétable de Montmorency, gouverneur du Languedoc, elle en aurait été certainement piquée. D'ailleurs, celui-ci, grand seigneur, le refuse et le dais, vide d'occupant, est porté symboliquement devant lui jusqu'à l'église Saint-Étienne.
Ce qui va suivre est moins glorieux : une fois le cortège achevé, les pages et laquais du connétable se jettent sur le dais « l'enlesverent par force, sans en pouvoir conserver que la moytié » (BB277, chronique 279, p. 121). Cet assaut sur le dais, qui s'apparente au pillage d'une ville forcée, est pourtant caractéristique des entrées officielles. Les suivants du connétable escomptent ainsi revendre au plus offrant les riches dépouilles qui garnissent ce dais : les franges de soie cramoisie, la crépine d'or comme le drap garni du ciel (CC2586, pièces n°85-86).

Enfin, pour preuve que le ciel était accessible à tous (en revanche, de nos jours, on ne saurait trop dire), il suffit de quitter la rue où parade le roi et d'entrer dans l'intimité des maisons où trône un élément mobilier indispensable : le lit. Lui aussi couvert de son ciel.

Pour en découvrir les caractéristiques et usages, nous ne saurions trop vous recommander la lecture du dossier des Bas-Fonds « In bed with... », il ouvre vers d'autres cieux.

Placard diffamatoire contre le nommé Lougayrou (avant restauration), Ville de Toulouse, Archives municipales, FF 818 (en cours de classement), procédure du 3 juin 1774.

Faire du jeune avec du vieux


mars 2019
Placard diffamatoire contre le nommé Lougayrou (après restauration), Ville de Toulouse, Archives municipales, FF 818 (en cours de classement), procédure du 3 juin 1774.Parfois les documents d'archives ont besoin qu'on leur redonne un coup de « jeune ». Les mauvaises ou trop fréquentes manipulations sont la première cause de leur vieillissement précoce. Aussi, il faut intervenir dès que le document présente des déchirures, des plis ou des lacunes afin de le rendre accessible au public.
La restauration doit rester visible, réversible et compatible chimiquement avec le matériau ancien.
Pour le rajeunir, le restaurateur utilise donc des gommes, des papiers et des colles spécifiques.
Voici en image un exemple parlant. Cette ancienne affichette diffamatoire du XVIIIe siècle, qui a servi de preuve lors d'un procès, a été intentionnellement pliée, et même froissée par ceux qui l'ont décollée du mur sur lequel elle avait été placardée.
Il a fallu la remettre à plat et restaurer les lacunes afin qu'elle retrouve une nouvelle « jeunesse ».

De grâce, portez des gants ! Ou pas ...


février 2019
 
Il est de ces images d'Épinal, telle celle de l'archiviste aux mains gantées présentant à l'assistance d'antiques parchemins. D'aucuns ont d'ailleurs fait usage de gants de coton pour présenter cérémonieusement nos registres anciens aux médias...
Or, nous nous devons aujourd'hui de rétablir la vérité : non, les gants blancs ne protègent pas les documents. C'est tout le contraire ! Sauf à éviter les traces de doigts sur les tirages photographiques, les gants de coton accumulent la saleté et favorisent la sudation. De plus, porter des gants diminue le sens du toucher, ce qui accroît sensiblement le risque de déchirer les documents fragiles.
À bien y réfléchir, manipuler du papier à main nue ne doit pas plus que cela détériorer le papier, sinon il n'y aurait pas grand-chose à conserver dans les bibliothèques et les services d'archives !
Alors, avant de rentrer en salle de lecture, lavons-nous les mains, cela sera bien suffisant, et gardons les gants de coton pour les caméras de télévision !
Transmission de documents au comptoir de la salle de lecture des Archives municipales de Toulouse. Cliché Stéphanie Renard, 2018. Ville de Toulouse, Archives municipales.

Brève de comptoir


janvier 2019
Dans le milieu des archives, le comptoir matérialise une frontière entre deux mondes : celui des archivistes et celui des lecteurs. Les documents passent ainsi de main en main, roulant tranquillement des locaux feutrés de conservation vers la lumière vive de la salle de lecture. Pour les archives ainsi exposées, cette escapade en dehors des abysses de l'histoire ne durera hélas qu'un instant, le temps d'une brève de comptoir !